Selin Genlik
Norm Digital, Proje Yönetim Uzmanı
selin.genlik@normdigital.com
Özet
Belirlenmiş, net, ulaşılabilir hedefler proje yönetiminde başarıyı sağlamanın anahtarıdır. SMART metodu, hedef belirlemenin en iyi yöntemlerinden biridir. Belirli (Specific), Ölçülebilir (Measurable), Ulaşılabilir (Achievable), Gerçekçi (Realistic) ve Zamana Bağlı (Time-Bound) sözcüklerinin baş harflerinin birleştirilmesiyle adını alan ve her bir kelimenin özelliğini yönteme yansıttığı bir tekniktir. SMART yöntemine uygun oluşturulan hedefler ekibe, şirkete odaklanacak bir amaç ve izlenecek yolu vermekte böylece SMART hedefler proje ilerleyişine kılavuzluk yapmakta ve projenin başarılı bir şekilde tamamlanmasını sağlamaktadır.
1. SMART Yöntem Nedir?
SMART metodunun ilk kullanımı, Management Review dergisinin Kasım 1981 sayısında George T. Doran tarafından ele alınarak gerçekleşmiştir. Doran, SMART’ ı hedeflere ulaşmada başarı şansını arttıracak kriterleri belirlemek için kullanılan bir araç olarak tanıtmıştır. Yöntemin ismi hedefleri yönlendirmek için kullanılabilecek 5 özelliğin baş harflerinin birleşmesiyle oluşturulan bir kısaltmadır ayrıca SMART kelimesi İngilizcede “akıllı, zeki” anlamına gelmektedir.
Proje yönetiminden günlük hayat yönetimine kadar başarıya ulaşmak istenilen her alanda hedefleri yönlendirmek için SMART yöntemi uygulanabilmektedir.
SMART yöntemi bir yol haritası sağlayarak hedeflerin nasıl oluşturulması, geliştirilmesi ve gerçekleştirilmesi gerektiği hakkında projeye yardımcı olmaktadır. Bu metot kullanılarak yönetilen bir projede amaca ulaşırken kaynak ve zaman etkili kullanıldığı için verimlilik artar, motivasyon sağlanır ve başarı şansı artar.
2. SMART Hedef Nasıl Oluşturulur?
“Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time Bound” kelimelerinin baş harflerinin bir araya getirilmesiyle oluşan SMART, proje yönetiminde hedefleri belirleme metodu olarak kullanılmaktadır. Proje geliştirilirken dikkat edilmesi gereken en önemli nokta hedefleri SMART hale getirmektir. Hedefleri metoda uygun hale getirmek için beş temel bileşene doğru soruları sormak gerekir. Başarıya ulaşmak için aşağıdaki kriterlerden her biri proje döngüsündeki, iş hayatındaki ve sosyal yaşamdaki hedeflerde olmalıdır.
2.1.Spesific (Belirli) Nedir?
Doğru hedefi belirleme kollarından biri olan Spesific (Özel) adımında, hedefin özellikleri olabildiğince açık, net, kesin, belirli, somut ve spesifik bir şekilde tanımlanmalıdır. Başarılmak istenen durumun neden önemli olduğu düşünülmeli, net ve somut bir şekilde dile getirilerek belirtilmelidir. Peki bunu nasıl yapmalıyız?
Hedefin belirlenmemiş herhangi bir ayrıntısı kalmayana dek “Nasıl yapmak istiyorum? Ne yapmak istiyorum? Neden yapmak istiyorum? Nerede yapmak istiyorum, nerede bulunuyor? Ne zaman yapmak istiyorum, neden önemli? Neyi başarmak istiyorum? Kimler var? Hangi kaynaklar ve sınırlar var?” soruları sorulmalıdır.
2.2.Measurable (Ölçülebilir) Nedir?
Ölçmek, iş dünyasında hedeflere ve başarıya ulaşmada kritik bir noktadadır. Projelerde yer alan her hedef somut bir şekilde nitel ve nicel araçlarla ölçülebilir olmalıdır.
Hedefleri ölçülebilir kılmak başarıyı değerlendirmek, ilerlemeyi takip etmek, odaklanmayı devam ettirmek ve motivasyonu korumak için gereklidir. Ölçülebilir hedefler için “Başarıyı nasıl ölçeceğim? İlerlemeyi nasıl ölçeceğim? Hedefe ulaşıldığını nasıl anlayacağım? Ne kadar? Kaç? Kaç tane? Ne kadar gelir sağlayacak? Ne kadar maliyeti olacak? Ne kadar sürede gerçekleşecek?” gibi sorular ele alınmalıdır.
2.3.Achievable (Ulaşılabilir) Nedir?
Stratejik hedef belirleme sürecinde hedeflerin ulaşılabilir ve uygulanabilir olması organizasyonun başarısını etkilemektedir. Organizasyon karlılığının iyileştirilmesi, üretkenliğinin arttırılması, çalışanlarının motivasyonunun ve odaklanmasının sağlanması iş dünyasında ulaşılabilir hedefler ile daha kolay gerçekleşmektedir. Ulaşılabilir hedeflerin gerçekçi, erişilebilir, işletmenin kaynak, imkan ve yetenekleri ile uyumlu olması gerçekleştirilecek faaliyetler için gerekli olan kapasitenin yeterli ve hazır olması gerekmektedir. Ayrıca tutarlı olmayan, ihtiyaç duyulmayan, gerçekçi olmayan hedeflerin gerçekleşme olasılığı da oldukça küçüktür.
Ulaşılabilir hedef belirlerken “Bu amaca nasıl ulaşabilirim? Bu hedef gerçekçi mi? Bu hedefe ulaşabilecek zamanım ve bütçem var mı? Bu hedefe ulaşmak adına gerçekleştirilecek faaliyetler için yeterli kaynağım var mı ve hazır mı? Bu hedefi nasıl gerçekleştirebilirim?” soruları sormaktan kaçınmayın.
2.4.Realistic (Gerçekçi) Nedir?
Başarı için iş dünyasında uygun, ilgili, amaca hizmet eden, makul, sonuç odaklı, gerçekçi ve kaynaklara dayalı hedeflere sahip olunması gerekir. Bu hedefler işletmenin vizyonuyla, stratejileriyle ve genel amacıyla da ilgili olmalıdır. Bu koşullara uygun hedefler şirkete rehberlik eder ve başarıya ulaşma yolunda yardımcı olur.
Organizasyonun mevcut kaynakları, durumu, yetenekleri, potansiyeli analiz edilerek ve piyasa koşulları, ekonomik faktörler, rekabet durumu gibi dış faktörler değerlendirilerek gerçekçi hedefler belirlenmelidir. Bu hedefler amaca giden adımlar olarak düşünülmelidir. Diğer hedefler ile çelişmemeli, sürdürülebilir olmalı, etkin bir şekilde yönetilebilmelidir. Hedefin neden önemli olduğu ve projeye nasıl yardımcı olacağı sorgulanarak gerçekçi hedefler ortaya çıkarılabilir. Peki bunu nasıl yapmalıyız?
“Neden hedefe ulaşmak önemli? Mevcut iç ve dış faktörler gözetildiğinde gerçekleştirilebilir mi? Mevcut çaba ve efor hedef ile uyumlu mu? Diğer çaba, faaliyet ve ihtiyaçlarımızla uyumlu mu? Hedef şirket stratejisi, vizyon ve misyonuyla uyumlu mu? Doğru zaman mı? Doğru kişi, doğru kurum mu? Bu hedefe değer katıyor mu? Mevcut ortamda uygulanabilir mi?” soruları bizi gerçekçi hedeflere götürür.
2.5.Time Bound (Zamana Bağlı) Nedir?
Stratejik hedef belirleme sürecinde hedeflerin zamana bağlı belirlenmesi büyük bir önem arz etmektedir. İşletmeler zamana bağlı hedefler sayesinde planlama yapma imkanı bulurlar. Böylece hedefe ulaşmak için gerçekleştirilecek adımların ne zaman yapılması gerektiği belirlenerek kaynakların ve zamanın etkili bir şekilde yönetilmesi sağlanır.
Kesinleştirilmiş başlangıç ve bitiş tarihleri zamana bağlı hedefler için yapılması gereken ilk adımdır. Bu zaman çerçevesinde hedefin tamamlanabilmesi için gereken adımlar ve süreleri planlanarak takvime işlenmelidir. Bu takvim işletmeye hedefe ulaşmak için yapılması gereken eylemlerin ne olduğunu ve ne zaman yapılacağını, öncesinde ve sonrasında hangi adımların gerçekleşeceğini göstermektedir. Peki bunu nasıl yapmalıyız?
Ne zaman? Bitiş tarihi nedir? Bu tarih geçerli mi? Belirlenen zaman aralığı erişilebilir mi? Bu adım ne zaman gerçekleştirilecek? Bu adım ne kadar sürecek? Bu adımdan sonra yapmam gereken adım hangisi? Bugün ne yapılacak? Haftaya hangi aşamada olacağım? Altı ay sonra neredeyim? Sorularını zamana bağlı hedefleri belirlerken sormaktan kaçınmayın.
Sonuç
SMART, projelere ek olarak iş hayatında ve özel hayatta amaca uygun hedef belirleme alanında kullanılan pratik bir yaklaşımdır. Bu yöntem başarıya ulaşmada kritik bir öneme sahiptir. Hedefler belirli, ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi ve zamana bağlı kriterlere göre belirlenmekte ve SMART özelliklerini taşıyan hedefler ile projelerde verimlilik, etkinlik ve etkililik artmaktadır. Ayrıca SMART yöntemle hedeflerin yönetilebilirliği, izlenebilirliği ve ilerleyiş sırasında ölçülebilirliği sağlanmakta sürece rehberlik ederek proje yönünün kaybedilmesi engellenmektedir. SMART metodu ile projedeki tüm noktalar yapısal bütünlüğü sağlamak üzere kurgulanır ve yapıya hakim olmak motivasyon ve odak artışını beraberinde getirir. Kısaca değerli kaynakları boşa harcamamak, rekabet edebilmek, kaliteyi yükseltmek ve başarıyı arttırmak için doğru hedeflere doğru adımlar ile ilerlemeliyiz.
Kaynakça
- Doran, G. T. (1981). There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives. Management Review, 70, 35-36.
- https://tr.wikipedia.org/wiki/SMART_Metodu
- Bjerke, M. B. & Renger, R. (2017). Being smart about writing SMART objectives. Evaluation and Program Planning, 61, 125-127.
- Lawlor, K. B. (2012). Smart goals: How the application of smart goals can contribute to achievement of student learning outcomes. In Developments in business simulation and experiential learning: Proceedings of the annual ABSEL conference, 39.
- Zwikael, O., Chih, Y. Y. & Meredith, J. R. (2018). Project benefit management: Setting effective target benefits. International Journal of Project Management, 36(4), 650-658.
- Morrison, M. (2010). History of SMART Objectives: Introduction to SMART objectives and SMART Goals. RapidBI, 22.
- Rubin, R. S. (2002). Will the real SMART goals please stand up. The Industrial-Organizational Psychologist, 39(4), 26-27.